最近看了一本日本人寫的書《為什么精英都是 Excel 控》，書的第一章就強調，商務精英對 Excel 表格的格式要求相當嚴格，因為這有兩個好處：

• 減少 Excel 帶來的壓力和誤算
  

• 獲得客戶和團隊成員的信賴

之后，作者介紹了他總結的一些正確設置 Excel 表格格式的原則。按照這些原則去做，設計出來的 Excel 表格才好看。這里的“好看”不僅指美觀，而且更是指便于閱讀和理解。接下來，我就結合自己的經驗，將這些原則分享給大家，內容與書中的不盡相同。對該書感興趣的朋友，可以找來一讀。

1. 設定恰當的行高

Excel 默認的行高為 13.5，用這樣的行高制作表格，會讓行與行之間沒有空隙，看起來很擁擠。因此，正確的格式應該是把行高設得大一點。只要把行高改為 18，就能讓文字的上下多出一點空間，這不僅可讓文字更容易閱讀，也能使表格呈現(xiàn)出簡練的風格。

具體操作方法如下圖，先在①處點擊，全選表格，再在②處單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇③處的“行高”命令，在出現(xiàn)的新窗口④處輸入“18”，最后點擊“確定”按鈕。

2. 設定恰當的列寬

要讓項目里的文字、數字都能完完整整地呈現(xiàn)在表格上，就要給它們設定一個合適的列寬。一般來說，將光標移到某一列的最上面，當其變成下圖①處的形狀，鼠標雙擊字母右邊的“|”，就能使左邊的那一列（B）自動調整為合適的列寬。對于內容屬于同類的列（C、D、E），最好設定為相同的列寬，這樣看起來更整齊。

具體操作方法是，先選中上述 3 列，再在②處單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇③處的“列寬”命令，在出現(xiàn)的新窗口④處輸入一個合適列寬值，最后點擊“確定”按鈕。

3. 設定恰當的字體和字號

作者在書中給出的建議是：英文字體設為 Arial，日文字體設為 MS PGothic，我覺得在簡體中文環(huán)境中，可以都設定為“微軟雅黑”。此外，字號可以維持 Excel 的默認值 11，但一定要保持整張表格的字號統(tǒng)一。如果有要強調的部分，可以用顏色標示出來，而不是刻意把字體放大。

4. 數字用千分撇區(qū)隔

也就是對于較大的阿拉伯數字，每 3 位用一個“逗號”隔開，這個“逗號”就是“千分撇”。因為如果沒有它的話，就得一個個地去數位數，給閱讀帶來不便。

當然，千分撇不必手動去添加。如下圖所示，只要選中需要千分撇的單元格，在①處單擊鼠標右鍵，選擇②處的“設置單元格格式”菜單，在彈出的窗口中點擊③處的“自定義”，再選擇右邊④處的“#,##0”，最后點擊“確定”按鈕即可。

當單元格內的數字是貨幣并且金額較大的時候，可以（如下圖所示）以“千元”為單位，然后略去百位數以下的 3 個 0。因為如果以“元”為單位，位數顯得太多，不易閱讀。

如果位數再多的話，還可以用“百萬元”或“十億元”等單位來代替更多的 0。雖然中文中也會使用“萬元”或“億元”等單位，但 Excel 并不使用這些位。

5. 不填入內容的單元格用“N/A”表示

有時候，表格中會有不需要填入任何內容的單元格。如果一直空著不管的話，那在制作表格的過程中，很容易分神去思考那些單元格究竟是“之后要計算出數字的單元格”，還是“不需要填入內容的單元格”。為了消除這種不必要的壓力，請在這些單元格中填入“N/A”（如下圖所示）：

“N/A”是“Not Applicable（不適用）”的英文縮寫，代表此處不需要填入內容。此外，還有一種不太常用的縮寫“N/M”，是“Not Meaningful（無意義）”的意思，一般用在除數是 0 等“無法計算”或者“計算結果沒有意義”的情況。

6. 項目下的細項要縮排

在 Excel 表格中，如果想讓對方一眼就看懂數據的含義或計算方式，最好把項目下的細項向右縮排。在下圖的表格中，把細項向右縮一排，就能很清楚地知道：“銷貨收入”是由“銷貨數量 × 單價”計算出來的結果。

縮排的具體操作是，先選中需要縮排的單元格，然后點擊工具欄上（如下圖所示）的“增加縮進量”按鈕即可。每點擊一次，增加一級縮進量。

7. 單位要自成一欄

（如下圖所示）若把“元”、“個”、“%”等單位與“銷貨收入”、“銷貨數量”等項目名稱合并在同一列單元格里，由于各單位的位置前后不一，很難一眼就找到單位在哪里。為了讓單位的位置更加明確，應該增加一個專用的欄位，把單位統(tǒng)一輸入到該欄中。

8. 文字靠左對齊，數字靠右對齊

文字或數字的位置若參差不齊，會阻礙閱讀。因而，需要根據其閱讀順序進行對齊。因為文字的閱讀方向是由左到右，而數字的閱讀方向是由右到左（個、十、百、千、萬……），所以最自然的對齊方式是：文字靠左對齊（下圖①處），數字靠右對齊。如果一列中既有文字又有數字，那就讓文字配合數字靠右對齊（下圖②處）。

把數字靠右對齊還有一個理由：正確的表格格式是沒有豎線的。因此若能把數字全部靠右對齊的話，即使沒有豎線，也不會造成數字在閱讀上的困擾。如此一來，表格也不必添加多余的線條，反而顯得簡潔易讀多了。

9. 表格不要從 A1 單元格開始

用 Excel 制作表格時，很多人習慣從工作表左上角的“A1”單元格開始，但這樣的話，一來頁面上看不見上方的框線，二來表格的左側也沒有空間。如果從“B2”開始的話，上面空一行，左邊空一列，不但能夠看見上方的框線，也能夠很清楚地掌握表格的范圍。因此，正確的表格格式應該是從“B2”開始，并且在表格的最右側再加上一個空白列，將它和 A 列的列寬都設定為“3”（如下圖所示），這會讓整張表格看起來更美觀。

10. 表格框線上下粗，其余細

如果把表格用 Excel 默認的實線框成格子狀的話，由于區(qū)隔整張表格的線條粗細都一樣，因此表格中的數字會變得非常難以閱讀，表格本身也顯得相當死板。如果想要制作出數字清楚、版面利落的表格，就不要使用太粗的線條，也不要使用多余的線條。

具體來說，表格的最上端和最下端可以使用粗線，以標示出表格的范圍。至于表格中間，只要使用最細的虛線畫橫線即可，也不需要畫豎線，這樣才能讓整張表格看起來一目了然。

具體操作方法是，（如下圖所示）先選中整個表格，然后在①處單擊鼠標右鍵，選擇②處的“設置單元格格式”菜單。在彈出的窗口中點擊③處的“邊框”標簽，分別在線條“樣式”中選擇⑥，點擊④⑤處的邊框線；選擇⑧，點擊⑦處的邊框線。最后，點擊“確定”按鈕讓設置生效。

此外，還可以在 Excel “視圖”標簽頁中去掉“網絡線”復選框前面的“√”（如下圖箭頭所指）。這樣，表格中就不顯示那些影響閱讀的網格線了。

11. 改變背景的顏色

毫無色彩的表格看起來相當呆板，如果能在重要的部分填上色彩，就很容易凸顯該處的重要性。但選用濃烈、鮮艷的色彩，會使數字看不清楚。因此，最好選用淡色（其中水藍色和淡粉紅色比較常用）來填充單元格（如下圖所示）。此外，顏色的種類最多不要超過 3 種。

12. 改變數字的顏色

要想讓 Excel 表格中的數字看起來更簡單易懂，也可以利用色彩來強調，以下是 3 個常用的顏色使用原則：

按照上述原則給單元格內的不同內容應用不同的顏色，能讓人明白哪些是重要的數字。