當(dāng)談到項(xiàng)目工作時(shí)，沒(méi)有人愿意盯著一張永無(wú)止境的待辦事項(xiàng)清單。然而，當(dāng)你正忙于一個(gè)項(xiàng)目并且工作量太大而無(wú)法處理時(shí)，就會(huì)有這種感覺(jué)。
?
弄清楚如何掌握項(xiàng)目工作量管理并在團(tuán)隊(duì)中順利分配工作量是項(xiàng)目經(jīng)理可以做的最重要的事情之一。

什么是項(xiàng)目工作量？
?
簡(jiǎn)單地說(shuō)，項(xiàng)目工作量是指一個(gè)項(xiàng)目所包含的工作量，而項(xiàng)目工作量管理是關(guān)于你在團(tuán)隊(duì)成員之間處理、管理和分配工作的方式。它包括分配責(zé)任，設(shè)定預(yù)期，收集團(tuán)隊(duì)成員的最新情況，并預(yù)測(cè)未來(lái)的工作量。
?
項(xiàng)目工作量是對(duì)工作量效率的衡量——員工利用其時(shí)間和技能的程度。當(dāng)你試圖弄清楚如何管理團(tuán)隊(duì)的工作量時(shí)，首先需要了解你有哪些可用的資源，以及這些資源如何能同時(shí)用于各種項(xiàng)目。
?
項(xiàng)目工作量示例
?
正確的工作量管理總是從放大你的資源和他們的能力開(kāi)始。如果你有大量的資源，并試圖有效地管理繁重的工作量，那么這一步尤其重要，這樣就不需要有人加班了。
?
借助8Manage PM項(xiàng)目管理軟件，你可以獲得所有資源的實(shí)時(shí)完整視圖。所有這些可根據(jù)他們的角色和可用性進(jìn)行排序。最方便的是，這些都是自動(dòng)化的，你不需要?jiǎng)?chuàng)建任何公式。
?
例如，如果你的開(kāi)發(fā)人員同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目，你可能希望他們?cè)谇袚Q到另一個(gè)項(xiàng)目之前專注于一個(gè)項(xiàng)目數(shù)周，這樣每個(gè)項(xiàng)目都有自己的負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)成員全神貫注的時(shí)間為了它。然后根據(jù)緊迫性、復(fù)雜性、與其他業(yè)務(wù)流程的兼容性等對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)先排序。在8Manage PM系統(tǒng)中，你可以看到里程碑和階段，以及被分配在每個(gè)階段工作的人員。
?
如何分配項(xiàng)目工作量？
?
分配和跟蹤項(xiàng)目工作量是項(xiàng)目經(jīng)理最重要的職責(zé)之一。如果做得正確，它可以優(yōu)化員工績(jī)效，最大限度減少混亂，讓每個(gè)人都感到滿意而不是不知所措。
?
以下是分配工作量時(shí)需要遵循的 5 個(gè)簡(jiǎn)單步驟：
?
第 1 步：從最高優(yōu)先級(jí)的工作開(kāi)始。項(xiàng)目經(jīng)理為幫助他們的團(tuán)隊(duì)做的最好的事情之一就是設(shè)定優(yōu)先級(jí)。根據(jù)任務(wù)和項(xiàng)目的重要性或緊急程度安排團(tuán)隊(duì)的任務(wù)和項(xiàng)目待辦事項(xiàng)列表，并幫助他們首先關(guān)注正確的任務(wù)。
?
第 2 步：查看啟動(dòng)日期和完成日期。當(dāng)你知道哪個(gè)團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)項(xiàng)目的哪個(gè)部分，就可以為每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定明確的截止日期。為了幫助你的資源高效地處理工作量并一次專注于一項(xiàng)任務(wù)，以免分散注意力，看看你是否可以應(yīng)用時(shí)間阻塞技術(shù)。
?
第 3 步：仔細(xì)檢查你是否為每個(gè)項(xiàng)目或任務(wù)分配了最佳人選?？紤]你團(tuán)隊(duì)的可用性、偏好、專業(yè)知識(shí)、資歷等。
?
第 4 步：與團(tuán)隊(duì)溝通。為了使你的團(tuán)隊(duì)工作量管理取得成功，你的團(tuán)隊(duì)需要與你的工作保持一致。與團(tuán)隊(duì)交談，看看他們是否真的可以承擔(dān)你計(jì)劃分配給他們的新項(xiàng)目，并檢查你的估計(jì)是否切合實(shí)際，以便他們明白到他們的意見(jiàn)很重要。
?
第 5 步：讓人們知道你為什么給他們每項(xiàng)具體任務(wù)。成功的項(xiàng)目管理在很大程度上依賴于員工的參與和積極性。為了幫助他們參與進(jìn)來(lái)，請(qǐng)告訴團(tuán)隊(duì)每個(gè)人為什么給他們某些任務(wù)或項(xiàng)目，以及這將如何有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的總體目標(biāo)。
?
隨時(shí)跟蹤項(xiàng)目工作量
?
分配項(xiàng)目工作量不足以保證成功。你還需要持續(xù)跟蹤和監(jiān)控它，以便了解你的項(xiàng)目進(jìn)展情況以及是否需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行一些調(diào)整。
?
跟蹤項(xiàng)目工作量需要建立里程碑檢查點(diǎn)。當(dāng)你的人員從事該項(xiàng)目時(shí)，他們必須確切地知道需要在何時(shí)交付的可交付成果是什么。如果他們還沒(méi)有準(zhǔn)備好，他們什么時(shí)候準(zhǔn)備好？在他們準(zhǔn)備好之前需要做什么？等等。
?
它使你有機(jī)會(huì)在項(xiàng)目落后于進(jìn)度之前進(jìn)行調(diào)整。它還可以讓你避免項(xiàng)目中可能涉及的資源之間不必要的復(fù)雜性和沖突。最后，當(dāng)你知道還剩多少工作量以及每項(xiàng)任務(wù)需要多少時(shí)間時(shí)，你可以輕松衡量你的團(tuán)隊(duì)離完成項(xiàng)目還有多遠(yuǎn)。
?
分配和跟蹤項(xiàng)目工作量，需要一些高級(jí)管理工具來(lái)幫助你做出正確的決策。8Manage PM項(xiàng)目管理軟件可按照區(qū)域、部門、項(xiàng)目以及活動(dòng)進(jìn)行資源的查找、申請(qǐng)、分配并跟蹤所有資源的使用情況。同時(shí)，系統(tǒng)支持定義項(xiàng)目資源角色和資源均衡管理以更好地管理和調(diào)用資源。
?
8Manage PM提供各種先進(jìn)的資源管理功能，包括：
● 自動(dòng)根據(jù)資源技能和可分配時(shí)間查找合適的資源
● 跟進(jìn)資源的計(jì)劃分配，實(shí)際分配和實(shí)際使用
● 根據(jù)資源分配自動(dòng)進(jìn)行費(fèi)用估算和預(yù)算
● 對(duì)資源的計(jì)劃與實(shí)際使用記錄進(jìn)行比較分析
● 自動(dòng)檢測(cè)資源的過(guò)度分配與不合適的資源
?
更重要的是，通過(guò)8Manage PM項(xiàng)目管理軟件的時(shí)間跟蹤功能和報(bào)告工具，你可以掌握每項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)度，清晰地了解在項(xiàng)目進(jìn)展中所有資源的計(jì)劃分配情況，實(shí)際分配情況以及實(shí)際使用情況。