閱讀本文您可以了解：1、項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)是什么；2、項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)的作用；3、項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)的功能

一、什么是項(xiàng)目任務(wù)管理

項(xiàng)目任務(wù)管理是指運(yùn)用系統(tǒng)的理論方法，在有限的條件和資源下，對項(xiàng)目從開始到結(jié)束的全流程進(jìn)行計劃、組織、協(xié)調(diào)直至最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的管理過程。傳統(tǒng)項(xiàng)目任務(wù)管理存在以下難題：

1、任務(wù)制定過程繁瑣：使用傳統(tǒng)表格制定項(xiàng)目任務(wù)費(fèi)時費(fèi)力，任務(wù)多時無法分別任務(wù)的輕重緩急，不易進(jìn)行項(xiàng)目管理。

2、任務(wù)發(fā)布難，跨部門協(xié)作難：任務(wù)發(fā)布困難，涉及的成員和部門間信息同步不及時，造成項(xiàng)目協(xié)作混亂。

3、任務(wù)溝通困難：任務(wù)執(zhí)行和審核流程繁瑣，執(zhí)行任務(wù)中的反饋無法及時進(jìn)行溝通，溝通成本太高，阻礙任務(wù)順利進(jìn)行。

4、任務(wù)進(jìn)度把控難：缺少任務(wù)狀態(tài)看板，任務(wù)進(jìn)度不易把控，管理者無法準(zhǔn)確把握項(xiàng)目整體完成情況針對性調(diào)整，員工的個人任務(wù)情況也缺少直觀圖表展示，項(xiàng)目延期風(fēng)險加大。

基于以上難點(diǎn)，絕大部分企業(yè)會考慮購買或者搭建項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目管理。

項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)是一種用于規(guī)劃、組織、分配和跟蹤項(xiàng)目任務(wù)的軟件工具或平臺。這些系統(tǒng)幫助團(tuán)隊(duì)有效地協(xié)調(diào)和管理項(xiàng)目中的各種任務(wù)和活動，以確保項(xiàng)目按時、按預(yù)算和按質(zhì)量要求完成。

為方便更好理解項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)是什么，可以同時參考其模板進(jìn)行理解。

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二、項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)的作用

1、對企業(yè)來說

可以顯著地縮短項(xiàng)目的執(zhí)行周期，將項(xiàng)目所需的時間成本降低至少10%以上，同時也能夠最大限度地節(jié)約企業(yè)的資源投入。這種方法能夠直接為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益做出積極的貢獻(xiàn)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2、對企業(yè)管理者來說

能夠使他們在項(xiàng)目執(zhí)行過程中更加精準(zhǔn)地掌握項(xiàng)目的進(jìn)展情況。一旦項(xiàng)目完成，所積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和數(shù)據(jù)信息將能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的優(yōu)化升級提供有力的支持。這些數(shù)字資產(chǎn)和經(jīng)驗(yàn)?zāi)０迥軌驗(yàn)楣芾碚邆冎贫ǜ鼮榭茖W(xué)合理的戰(zhàn)略決策提供有力的依據(jù)，推動企業(yè)持續(xù)提升競爭力。

3、對員工來說

有助于他們更好地把握工作的重點(diǎn)，確保項(xiàng)目協(xié)作的權(quán)責(zé)分明，分工清晰，工作流程有條不紊。這種方法不僅能夠最大限度地發(fā)揮員工個人的能力，讓他們在項(xiàng)目中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，還能夠促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的凝聚力和合作精神的增強(qiáng)。

舉個例子：

想象你正在組織一場朋友聚會，這個聚會就是一個小型項(xiàng)目。你有很多事情要做，比如發(fā)送邀請、準(zhǔn)備食物、安排娛樂活動等。如果你沒有一個明確的計劃和清單，可能會發(fā)生混亂，有些事情可能會被忘記或重復(fù)做。這時，你可以使用一種類似項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)的方法來進(jìn)行組織：

1、任務(wù)創(chuàng)建：

首先，你將聚會的各個任務(wù)列出來，比如“發(fā)送電子郵件邀請”、“購買食材”、“準(zhǔn)備播放列表”等等。

2、任務(wù)分配：

如果你和朋友一起準(zhǔn)備聚會，你可以將任務(wù)分配給不同的朋友。比如，你可以將“購買食材”這個任務(wù)分配給朋友A，將“準(zhǔn)備播放列表”這個任務(wù)分配給朋友B。

3、任務(wù)優(yōu)先級：

有些任務(wù)可能更緊急或更重要，比如購買食材比準(zhǔn)備播放列表更緊急。你可以給每個任務(wù)設(shè)置優(yōu)先級，確保首先完成最重要的任務(wù)。

4、進(jìn)度追蹤：

當(dāng)朋友們完成任務(wù)時，他們可以在系統(tǒng)中標(biāo)記任務(wù)為已完成。你可以隨時查看系統(tǒng)，了解每個任務(wù)的進(jìn)展情況，而不需要每次都問朋友們。

5、時間管理：

系統(tǒng)可以幫助你安排任務(wù)的時間表，確保每個任務(wù)都在適當(dāng)?shù)臅r間完成，避免最后一刻的抱佛腳。

6、溝通和協(xié)作：

如果有新的任務(wù)添加或任務(wù)發(fā)生變化，你可以在系統(tǒng)內(nèi)部與朋友進(jìn)行溝通，避免信息混亂。

7、總結(jié)和回顧：

聚會結(jié)束后，你可以看到所有任務(wù)的完成情況，這對于未來組織類似活動時提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

三、項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)的功能

接下來以我們企業(yè)使用的簡道云項(xiàng)目任務(wù)管理系統(tǒng)為例，對于系統(tǒng)運(yùn)作流程進(jìn)行具體詳細(xì)的說明。

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step1：新建項(xiàng)目任務(wù)

企業(yè)或者項(xiàng)目管理者新建項(xiàng)目，并可拆分項(xiàng)目為多級任務(wù)。包括：項(xiàng)目、任務(wù)、子任務(wù)、項(xiàng)目集。員工在看板視圖中進(jìn)行查看，方便對自己的工作進(jìn)行科學(xué)的拆解。

• 新建項(xiàng)目

• 新建任務(wù)

• 新建子任務(wù)

• 新建項(xiàng)目集

step2：任務(wù)執(zhí)行驗(yàn)收

主要用于任務(wù)流程執(zhí)行，由負(fù)責(zé)人和成員執(zhí)行任務(wù)，由管理人員進(jìn)行任務(wù)審核驗(yàn)收。

• 個人工作臺

用于成員查看個人項(xiàng)目和任務(wù)情況。

• 項(xiàng)目任務(wù)執(zhí)行

管理者和員工均可發(fā)起項(xiàng)目任務(wù)，為新建好的任務(wù)發(fā)起執(zhí)行流程。也可以在員工填寫簡報的時候發(fā)起。執(zhí)行任務(wù)由任務(wù)負(fù)責(zé)人和任務(wù)成員執(zhí)行，一般由任務(wù)負(fù)責(zé)人填寫執(zhí)行情況。執(zhí)行情況可根據(jù)任務(wù)具體進(jìn)度填寫，不一定只有完成任務(wù)才可以提交執(zhí)行，還可以擱置任務(wù)、關(guān)閉任務(wù)等。

step3：工時登記

• 發(fā)起工時登記：由員工發(fā)起流程。

• 工時審核：由部門領(lǐng)導(dǎo)等管理人員負(fù)責(zé)審核。

step4：費(fèi)用登記

可在此登記相關(guān)項(xiàng)目的費(fèi)用，并依據(jù)流程進(jìn)行審核審批。

step5：數(shù)據(jù)分析

對于未開始任務(wù)，進(jìn)行中任務(wù)，已完成任務(wù)，任務(wù)完成率，負(fù)責(zé)人統(tǒng)計表等，系統(tǒng)會自動生成報表，幫助個人和企業(yè)更好的達(dá)成目標(biāo)。

以上就是本文全部內(nèi)容，希望對你有所幫助。