你有為你的企業(yè)構建知識庫嗎？你所構建的知識庫對你的企業(yè)來說有起到幫助嗎？是不是有時候感覺知識庫里的文章好像并沒有對用戶起到多大作用呢？

組織知識庫的原則

首先，構建知識庫的任務可能是有難度的：你擁有著大量信息，且需要以某種方式將其放入知識庫中，以便所有最終用戶都能直觀地找到它。那么，如果要讓知識庫起到作用的話，首先就要保證用戶在瀏覽你的知識庫時能夠清晰地找到所需內容并且接受其中的信息。

接下來我將介紹三個構建知識庫的原則，幫助你更好地構建你的企業(yè)知識庫。

一.?利用文件夾和子文件夾

將您的整體想法和子任務組織成文件夾結構。明確定義每個文件夾和子文件夾的目的分類。每個層級應該更加專注于特定的主題。

注意：謹防文件夾層級過多。如果最終用戶需要點擊五六個文件夾才能找到所需文章，那么他們會花費大量時間進行搜索，這是不可取的。

例如知識管理工具HelpLook中，就有父欄目、子欄目、欄目下的文檔此類層級結構，便于企業(yè)構建簡潔明晰的知識庫。

二、?借助現(xiàn)有組織結構來組織知識庫

如果你已經擁有一個可供借鑒的現(xiàn)有組織結構，那么就沒有必要重新從頭開始。

那么，我們可以利用哪些現(xiàn)有組織結構呢？

首先，可以參考你的企業(yè)網站以獲取啟示?？纯茨呀浫绾螌⑿畔⑦M行分類。

通常，您網站上的導航結構與您需要在知識庫中涵蓋的主題相匹配。

或者，如果你的企業(yè)擁有培訓手冊，這些手冊中的章節(jié)和小節(jié)標題可以成為與知識庫結構相匹配對應的兩個獨立層級。

總的來說，通過使用現(xiàn)有結構來構建您的知識庫，可以讓你的用戶更輕松地進行學習、操作：因為他們已經認識并且熟悉到這個結構了，這使得他們更容易遵循它。

三、?首先確定結構的主題

構建知識庫結構的本意，是希望用戶能夠以最簡單的、最合乎邏輯的方式在你的知識庫中找到他們需要的內容。

這意味著你的文章結構主題（或頂級文件夾名稱）對為用戶指明正確的方向來說至關重要。有多種方法可以選擇文章結構主題（或文件夾名稱）。這些通常是知識庫主頁上顯示的主題。

1、按部門劃分

如果整個公司都使用一個知識庫站點，那么構建知識庫結構最首要且簡單的方法就是按部門劃分。

每個部門都有自己的文件夾。再利用子文件夾進行主題分類，細化問題。

2、按知識類別

另一種方法是按照問題的類別。比如，“你的員工需要處理什么類型的任務或電話？”?

你的知識庫文件夾主題可能是“客戶預約”、“售后服務”等。

3、通過不同軟件進行分類

大多數(shù)企業(yè)都會使用多種軟件應用程序來輔助完成工作。比如某辦公軟件、電子郵箱等。

公司構建知識庫的還有一種方法是讓每個軟件都有自己的文件夾。然后，當有人在某個特定軟件程序中的某些操作上遇到問題時，他們便可以確切地知道在知識庫的哪個文件中找到解決方案。

HelpLook?中的兩個知識庫模板

在構建知識庫之前，你應該要了解有哪些知識管理工具可以很好地輔助你進行工作。

HelpLook作為一款可以免費且快速搭建幫助中心站點/知識庫/博客的工具，可以為你的企業(yè)團隊提供全方位的支持與幫助，解決個人和企業(yè)在工作過程中遇到的文檔管理混亂和知識孤立等問題。

接下來就讓我為你介紹HelpLook擁有的兩種知識庫構建模式：

1.?幫助中心

2.?博客

以上兩種知識庫構建模式，可以讓你的知識庫文章有多個類別、多個層級，且提供簡潔專業(yè)的文檔編輯功能與可定制的個性主頁，同時提供接入GPT的智能搜索回答，輔助你構建進行層級分明、結構清晰的智能化知識庫。

讓用戶快速輕松地找到他們需要的文章

當你學習并使用了以上三個原則時，相信你一定可以更好地構建出專屬于你的企業(yè)知識庫。

值得一提的是，HelpLook可幫助您清晰地組織知識庫，以便用戶輕松找到所需的答案。不妨搜索【HelpLook】，加入試試吧！