如果想讓項(xiàng)目成功，你需要制定適當(dāng)?shù)挠?jì)劃來快速有效地應(yīng)對出現(xiàn)的問題。這些步驟是最佳實(shí)踐問題管理過程的一部分，也是良好項(xiàng)目管理的核心要素。

項(xiàng)目問題管理是什么？

問題是在項(xiàng)目過程中出現(xiàn)的影響計(jì)劃的任何事情。問題可能是先前定義的風(fēng)險(xiǎn)，也可能不是。要避免問題出現(xiàn)，但得不到解決。（如果問題得不到解決，就會以另一種方式重新浮出水面。）

項(xiàng)目中的問題管理始于定義活動和業(yè)務(wù)規(guī)則的計(jì)劃，以管理和控制項(xiàng)目期間出現(xiàn)的問題。

管理問題與管理項(xiàng)目沒有什么不同，都需要一個過程和一個計(jì)劃來實(shí)施戰(zhàn)略。以下步驟將幫助你建立一個框架來控制項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題。

1.?創(chuàng)建注冊

開始的唯一方法是識別問題并將問題收集到文檔中，這樣你就可以響應(yīng)并跟蹤解決問題的進(jìn)展。理想情況下，創(chuàng)建一個在線協(xié)作文檔。你可能以同樣的方式管理風(fēng)險(xiǎn)或變更，希望在日志或注冊中跟蹤問題，進(jìn)而管理問題。如果沒有報(bào)告問題的過程或工具，問題將在項(xiàng)目的混亂中丟失。你需要報(bào)告問題并通知其他人，以便其他人確認(rèn)問題是否仍然存在。

2. 及時報(bào)告

時機(jī)很重要。如果你允許報(bào)告延遲，在問題變得太大而無法解決或需要太多資源而成為項(xiàng)目終結(jié)者之前，你將失去解決問題的機(jī)會。溝通是關(guān)鍵，渠道必須開放，盡快將信息傳達(dá)給正確的人。如果及時匯報(bào)，最好及時解決。對已知問題置之不理是自找麻煩。

3.日志的問題

確保人們知道誰可以記錄問題，同時確保他們這樣做。如果沒有人記錄問題，那么問題就會被遺漏。這會讓你的項(xiàng)目出現(xiàn)更多裂縫，直到最終崩潰。你需要詳細(xì)記錄這個過程。沒有什么是太小的。這對你來說可能無關(guān)緊要，但它可能是打開問題解決方案的鑰匙。此外，日志還提供了一個存檔工具，以供將來使用。

4. 分配行為

在動作旁邊也放一個名字，這樣就定義了明確的職責(zé)。只有所有權(quán)明確，有人負(fù)責(zé)識別、跟蹤和解決問題時，問題才會得到解決。你需要有一個關(guān)鍵人，他的任務(wù)是處理所有與該問題相關(guān)的事情，直到問題解決為止。問責(zé)制在問題管理中至關(guān)重要。

5. 監(jiān)測進(jìn)展

人們是否跟進(jìn)他們的行動項(xiàng)目？定期驗(yàn)證狀態(tài)。問題的狀態(tài)是關(guān)鍵的區(qū)別。如果問題已經(jīng)解決，但資源仍在進(jìn)行不必要的工作，那就是另一個問題了。頻繁地通知大家。防止為某個問題分配不需要的資源，你希望獲得完全的透明性。為了最有效地工作，每個人都必須了解問題的狀態(tài)。項(xiàng)目儀表板可以讓每個人都知道問題狀態(tài)。

6. 評估影響

定義升級范圍，確保衡量所采取的行動，但適當(dāng)?shù)厣?。你不想把所有資源都投入到只需要一部分資源的地方。也就是說，你不想制造不必要的障礙來阻礙快速恢復(fù)。

7. 通過決議

確保在問題標(biāo)記為已解決后對其進(jìn)行雙重檢查。雖然有問題負(fù)責(zé)人，但必須有管理這個過程的人，這樣他們就可以檢查工作，確保它與整個項(xiàng)目和組織的戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。只有把所有的事情都安排好了，問題才能解決。

8. 關(guān)閉問題

最后一步是關(guān)閉這個問題，將已解決的問題移出列表。

幫助項(xiàng)目問題管理的工具

如果沒有項(xiàng)目管理軟件來實(shí)時連接團(tuán)隊(duì)并幫助管理人員在解決這些問題時跟蹤這些問題，問題管理會很困難。8Manage PM提供多種有效的機(jī)制管理項(xiàng)目層及活動層的問題，跟蹤問題和系統(tǒng)性地解決問題：

○用于問題管理的可視化工作流

8Manage具有豐富且可視化的視圖，管理人員可以自定義工作流程以自動化任務(wù)批準(zhǔn)并監(jiān)督他們的工作以根據(jù)需要重新分配資源以避免瓶頸。

○用于問題跟蹤的實(shí)時儀表板

8Manage實(shí)時儀表板自動捕獲項(xiàng)目數(shù)據(jù)、處理數(shù)字并在圖表上顯示時間、成本和更多指標(biāo)，為管理者提供了進(jìn)一步的監(jiān)督。系統(tǒng)提供問題地圖以幫助項(xiàng)目人員層層深入了解問題的來龍去脈。

此外，8Manage的一鍵式報(bào)告能讓你掌握進(jìn)展情況，并提供詳細(xì)數(shù)據(jù)和問題上報(bào)機(jī)制，以便向利益相關(guān)者展示問題解決方案。綜合起來，8Manage PM是管理項(xiàng)目問題的理想軟件。