一、背景

電力行業(yè)正面臨供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革、國有企業(yè)改革等外部環(huán)境不斷變化的形勢，要求電力企業(yè)全面提升運營效率和質(zhì)量，持續(xù)深化改革創(chuàng)新，走高質(zhì)量發(fā)展之路。原先從傳統(tǒng)模式沿襲下來的業(yè)務(wù)流程，已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的變化。因此，某電力集團在籌備建設(shè)財務(wù)共享中心的過程中，把流程再造作為其中一項重點工作，希望通過對核心業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與再造，統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程，提升財務(wù)標準化水平和運作效率。

二、現(xiàn)狀

前期通過對該集團多家單位典型業(yè)務(wù)流程的調(diào)研和訪談，發(fā)現(xiàn)普遍存在以下問題：

一是單據(jù)格式不統(tǒng)一。下級單位由于財務(wù)管理上的差異，對報賬單據(jù)進行了個性化改造，導(dǎo)致與總部標準單據(jù)格式不統(tǒng)一，從而出現(xiàn)字段信息、布局樣式的不同。各單位存在個性化核算管理對象，生成憑證的規(guī)則也不同。單據(jù)格式和憑證規(guī)則的多樣化，導(dǎo)致對應(yīng)的流程配置也要多套，增加流程維護的工作量。

二是流程標準不統(tǒng)一。各單位流程統(tǒng)一程度較低，未能進行標準化、規(guī)范化。這將大大增加共享人員審單、制證的難度，同時也無法借助RPA機器人來實現(xiàn)自動處理，極大影響處理效率，難以發(fā)揮財務(wù)共享中心建設(shè)的規(guī)模效益。

三是審批流有待進一步精簡。以費用報銷業(yè)務(wù)為例，2021年單據(jù)量為71萬，單據(jù)信息的審批至少需要財務(wù)人員2崗審批，流轉(zhuǎn)到憑證環(huán)節(jié)則需要3崗審核，到支付環(huán)節(jié)還需要3崗審核，而憑證、支付環(huán)節(jié)審批的內(nèi)容均取自單據(jù)信息，反復(fù)的審核實際意義不大，反而加重了財務(wù)人員的工作負擔。

三、流程再造思路

財務(wù)共享的流程再造是以業(yè)務(wù)流程為主，對現(xiàn)有的流程進行分析、優(yōu)化，全面整合業(yè)務(wù)流、核算流、資金流，融合智能技術(shù)，打破組織壁壘，重新構(gòu)建組織和分工，從而實現(xiàn)流程優(yōu)化，提升財務(wù)運作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（一）設(shè)計原則

財務(wù)共享中心成立后，改變了原有財務(wù)業(yè)務(wù)的分工和處理方式，流程再造主要遵循以下幾個原則：

一是以全局視角進行端到端的全鏈條設(shè)計。從集團全局視角出發(fā)，重新審視業(yè)務(wù)全鏈條，研究業(yè)務(wù)流程、會計核算流程和管理流程的有機融合，實現(xiàn)端到端的跨職能流程的整合、優(yōu)化。

二是同質(zhì)流程標準化。結(jié)合財務(wù)管理制度、公司業(yè)務(wù)現(xiàn)狀以及行業(yè)經(jīng)驗，針對業(yè)務(wù)處理流程進行歸納，建立標準規(guī)范的業(yè)務(wù)流程體系，確保同質(zhì)業(yè)務(wù)的處理過程、處理標準的統(tǒng)一。

三是職能分工專業(yè)化。按照專業(yè)化分工，合理界定共享財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)、業(yè)務(wù)部門的職責界面，避免因權(quán)責不清影響業(yè)務(wù)處理效率，消除冗余的角色，優(yōu)化組織職能結(jié)構(gòu)，從整體上提升流程績效。

四是效率與風險管控并重。在業(yè)財協(xié)同效率、信息系統(tǒng)自動化程度不斷提高的背景下，改變傳統(tǒng)模式下因管控需要設(shè)置冗長的審批流程，在確保風險可控的情況下，適當精簡或用智能技術(shù)替代部分流程審批環(huán)節(jié)。

（二）設(shè)計方法

未來流程將基于現(xiàn)有流程基礎(chǔ)上采用ECRS法進行優(yōu)化設(shè)計，ECRS即指取消（Elimination ）、合并(Combination)、重排(Rearrangement)、簡化(Simplification)，通過對現(xiàn)有流程的梳理識別出流程必要節(jié)點基礎(chǔ)上，用“取消-合并-重排-簡化”法對現(xiàn)有流程進行優(yōu)化。

取消：通過對現(xiàn)有流程節(jié)點梳理，識別出增值（能觸發(fā)信息及價值）、非增值節(jié)點，非增值節(jié)點再區(qū)分必須（不能增值但內(nèi)控又必須）、非必須節(jié)點（不產(chǎn)生價值又非必要）兩種類型，去除非增值型-非必須節(jié)點來優(yōu)化流程。

合并：對于非增值型-必須的流程節(jié)點，考慮與其他流程節(jié)點合并或提高審批權(quán)限來減少此類節(jié)點的方式對流程進行優(yōu)化。

重排：對工流程作順序考慮進行重新科學(xué)排序，以提高效率。

簡化：在風險可控的前提下，盡量簡化流程涉及的組織、崗位及人員，并對流程進行標準化。

（三）設(shè)計步驟

圖：流程再造設(shè)計步驟

1、財務(wù)流程現(xiàn)狀評估。通過梳理業(yè)務(wù)量大、發(fā)生頻次高的財務(wù)流程，識別出三類流程節(jié)點，即增值型、非增值型-必須、非增值型-非必須節(jié)點。增值型為流程的必要節(jié)點，必要節(jié)點全集團統(tǒng)一，各下屬板塊不可更改。

2、對梳理出的流程節(jié)點按ECRS法進行優(yōu)化，確定未來的流程節(jié)點及順序。

3、確定行業(yè)板塊可自定義的彈性節(jié)點，即各板塊或各單位可按審批金額或者業(yè)務(wù)類型不同定義不同的審批崗位的節(jié)點，此類節(jié)點各板塊或各單位可按自身實際情況細化定義。

4、識別、確定智能化手段處理節(jié)點，即標準化程度高、審核規(guī)則清晰、風險可控的節(jié)點，系統(tǒng)可借助RPA機器人、AI或其他智能化手段按規(guī)則自動完成審核，以提高效率減少人力。

5、將以上必要節(jié)點、彈性節(jié)點及智能化處理節(jié)點進行組合以流程圖方式進行繪制，并確定每個節(jié)點的輸入、輸出、涉及系統(tǒng)等關(guān)鍵要素。

四、流程再造舉例

以員工費用報銷流程為例，結(jié)合以上流程再造原則及方法進行未來流程設(shè)計。

（一）流程現(xiàn)狀及分析

圖：費用報銷現(xiàn)狀流程

針對以上流程，分析如下：

節(jié)點類型

流程節(jié)點編號

增值型節(jié)點

(1)、(2)、(8)、(11)

非增值型-必須節(jié)點

(5)、(6)、(7)、(9)、(10)

非增值型-非必須節(jié)點

(3)、(4)、(12)、(13)

表：費用報銷流程節(jié)點分類

對報銷整個流程來講，能實際產(chǎn)生價值的節(jié)點有：(1)提單、(2)部門審核（確認業(yè)務(wù)的真實性）、(8)會計制證（會計核算需要）、(11)出納（確認支付指令），這幾個環(huán)節(jié)在未來的流程設(shè)計中應(yīng)該保留為必要節(jié)點；而屬于非增值型-必須節(jié)點有5個，主要是各個環(huán)節(jié)（單據(jù)、財權(quán)、憑證）的審核、審批，這些節(jié)點不會給報銷人或公司帶來價值，但由于公司管理制度的規(guī)定又需要保留，未來流程設(shè)計時應(yīng)該對該類節(jié)點進行合并、重排、智能化或提高審批權(quán)限來減少此類節(jié)點；屬于非增值型-非必須的流程節(jié)點有4個，主要涉及歸口費用的審批及支付指令的審核，這4個節(jié)點將通過取消或合并的方式來減少。

（二）流程節(jié)點優(yōu)化

1、對歸口審批節(jié)點（已標識為黃色）進行取消（Elimination ）。歸口管理部門在費用報銷流程中的主要作用是審核是否超歸口管理的相關(guān)預(yù)算金額，在預(yù)算編制及控制可按歸口部門顆粒度來管控的情況下，歸口預(yù)算控制完全可以實現(xiàn)系統(tǒng)自動控制，無需人工參與審批，因此未來流程中，歸口管理專責及歸口管理部門主任兩個審批節(jié)點可以取消。

2、對會計制證及稽核、財務(wù)負責人審核三個流程環(huán)節(jié)（已標識為藍色）進行簡化（Simplification）。業(yè)財融合是財務(wù)共享的基礎(chǔ)條件，報銷單據(jù)在經(jīng)過業(yè)務(wù)、共享審核后，單據(jù)業(yè)務(wù)的真實性及單據(jù)填寫的完整、正確性已經(jīng)能到保證，因此憑證的生成及審核完全可以通過系統(tǒng)內(nèi)置規(guī)則自動生成，無需人工參與來簡化流程操作。另外，根據(jù)行業(yè)最佳實踐，為減少因支付不成功帶來的未達款項、憑證/單據(jù)調(diào)整等影響，未來流程中對制證與支付順序進行優(yōu)化重排（Rearrangement），由“先制證后付款”調(diào)整為“先付款后制證”。

3、對資金支付三個環(huán)節(jié)（已標識為綠色）進行合并（Combination）。未來共享支付流程中，收款人信息、支付金額、支付方信息等均由業(yè)務(wù)前端提供，并經(jīng)相關(guān)崗位確認。出納及相關(guān)復(fù)核人在支付指令處理環(huán)節(jié)除配比支付外，無權(quán)更改其他信息，因此原有的三個環(huán)節(jié)完全可以合并為一個環(huán)節(jié)，并且對支付風險不會帶來任何影響。

4、本地財務(wù)專責審核環(huán)節(jié)，將來實行共享后取消本地財務(wù)審核環(huán)節(jié)，改為共享初審。

5、財權(quán)審批環(huán)節(jié)。為使基層單位財務(wù)負責人、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)能釋放更多精力于更有價值的業(yè)務(wù)支持、決策上，未來流程中可通過提高金額門檻的方式來減少涉及單據(jù)的審批量。各板塊單位、基層單位可按實際情況的不同來彈性定義各自單位內(nèi)的審批金額權(quán)限。

（三）未來流程設(shè)計

未來流程規(guī)劃思路：全流程=必要節(jié)點+彈性節(jié)點+智能化處理節(jié)點。

流程節(jié)點優(yōu)化后，未來財務(wù)共享后的費用報銷流程設(shè)計如下：

圖：費用報銷新舊流程對比圖

1、未來流程中，由財務(wù)共享中心執(zhí)行原財務(wù)部的費用報銷單據(jù)審核、賬務(wù)處理、資金支付工作，提升業(yè)務(wù)處理效率、準確性及員工滿意度。未來單據(jù)進入共享后增加影像掃描環(huán)節(jié)，紙質(zhì)檔案保留在本地，共享審核電子檔案。增加共享初審、復(fù)核節(jié)點，替代本地財務(wù)的審核工作。優(yōu)化后全集團統(tǒng)一的必要節(jié)點有：經(jīng)辦人提單、影像掃描、部門審批、共享初審/復(fù)核、出納支付確認。

2、取消費用歸口管理部專責和主任兩個審批節(jié)點，取消支付復(fù)核和支付確認兩個節(jié)點，滿足監(jiān)管要求同時減少單據(jù)流轉(zhuǎn)。

3、基層單位財務(wù)負責人審批節(jié)點改為按權(quán)限審批，優(yōu)化后各板塊、各公司可按金額權(quán)限自定義的彈性流程節(jié)點有：基層單位財務(wù)負責人、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

4、根據(jù)行業(yè)最佳實踐，建議由現(xiàn)狀的先制證后支付改為先支付后制證。

5、現(xiàn)狀支付是出納、支付復(fù)核、支付確認三級審批，未來改為出納支付確認一級審批，滿足監(jiān)管要求同時減少單據(jù)流轉(zhuǎn)。

6、生成會計憑證涉及的會計制證、稽核、財務(wù)負責人審核節(jié)點通過機器人自動生成，優(yōu)化后智能化處理的流程節(jié)點有：會計制證、稽核、財務(wù)負責人審批。

三、小結(jié)

業(yè)務(wù)流程的再造要從端到端的全鏈條視角出發(fā)，重新構(gòu)建組織分工，強化流程各環(huán)節(jié)之間的協(xié)同性，消除冗余性，利用智能技術(shù)改進流程，確保流程效率與風險趨向最優(yōu)，從而得出未來的標準化流程。

本文所探討的流程再造思路將會隨理論發(fā)展、技術(shù)更新與管理變革進一步完善，文中提出的設(shè)計原則、設(shè)計方法及設(shè)計步驟并不局限于財務(wù)領(lǐng)域，也可供其他領(lǐng)域參考。

作者：楊嫦薇 汪國權(quán)

咨見 第五期

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