隨著PLM系統(tǒng)的深入應(yīng)用，項(xiàng)目管理功能越來越受到企業(yè)的重視。然而，如何上線好、推廣好、使用好項(xiàng)目管理系統(tǒng)，面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合作者近幾年來項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，分析總結(jié)了影響項(xiàng)目管理系統(tǒng)成功的因素，并根據(jù)這些分析，提出了相應(yīng)的實(shí)施建議，供讀者參考。

　　本文所說的“項(xiàng)目管理”，不是指PLM系統(tǒng)實(shí)施過程的“項(xiàng)目管理”，而是指系統(tǒng)的“項(xiàng)目管理功能”，幫助企業(yè)管理產(chǎn)品開發(fā)過程中的人員和過程的系統(tǒng)能力。

　　在筆者以往實(shí)施的PLM項(xiàng)目中，尤其是初上PLM系統(tǒng)的項(xiàng)目，往往聚焦在“數(shù)據(jù)管理”功能。項(xiàng)目管理往往在數(shù)據(jù)管理之后再考慮。但在最近幾年實(shí)施的PLM系統(tǒng)項(xiàng)目，“數(shù)據(jù)管理+項(xiàng)目管理”幾乎成了標(biāo)配。仔細(xì)分析一下，可能有以下幾個原因：

　　（1）PLM市場的成熟。以往實(shí)施的PLM項(xiàng)目，處于PLM導(dǎo)入期。如何管理好數(shù)據(jù)本身，已經(jīng)是一個很大的挑戰(zhàn)。因此對于項(xiàng)目過程的管理，即使需求迫切，也不會馬上提上日程。但經(jīng)過近二十年的熏陶，數(shù)據(jù)管理已經(jīng)比較成熟，加上市場競爭壓力增大，企業(yè)對于設(shè)計(jì)結(jié)果的“數(shù)據(jù)”，和設(shè)計(jì)過程的“項(xiàng)目”，都希望能管理起來，因此項(xiàng)目管理實(shí)施越來越多；

　?。?）項(xiàng)目管理的普及?，F(xiàn)在項(xiàng)目管理越來越普及。這一點(diǎn)，從每年參加PMP考試的人數(shù)就可以看出。采用“項(xiàng)目”的方式開發(fā)產(chǎn)品已經(jīng)成為普遍做法，因此對于“項(xiàng)目管理”的管理，已經(jīng)成為企業(yè)不得不面對的問題；

　?。?）內(nèi)部管理的壓力。隨著競爭壓力的增大，企業(yè)每年要并行很多個項(xiàng)目。每年上百個項(xiàng)目同步開發(fā)很常見，并且根據(jù)市場的要求，中間還會增加臨時(shí)項(xiàng)目或緊急項(xiàng)目。企業(yè)是否有充足的資源并行開發(fā)這么多項(xiàng)目？資源是否已經(jīng)充分利用？是管理層和領(lǐng)導(dǎo)層都關(guān)注的問題。獲取和分析資源的利用情況，往往也是企業(yè)迫切想上項(xiàng)目管理的原因之一。

　　以上是本人分析的項(xiàng)目管理越來越普遍的原因，也應(yīng)該是企業(yè)想上項(xiàng)目管理的原始動力。不管最終原因是什么，上好項(xiàng)目管理系統(tǒng)，利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)管好項(xiàng)目，成為每個上項(xiàng)目管理系統(tǒng)的企業(yè)的“初心”。然而，在實(shí)際實(shí)施和推廣的過程中，卻往往有伴隨著很多挑戰(zhàn)和困難。

一、影響PLM項(xiàng)目管理成功的因素

　　實(shí)施和推廣項(xiàng)目管理的難度，往往比數(shù)據(jù)管理大。這倒不是因?yàn)轫?xiàng)目管理本身很復(fù)雜，而是項(xiàng)目管理中涉及到很多“人”的因素。相比于數(shù)據(jù)管理所管理的“物”（數(shù)據(jù)），項(xiàng)目管理所管理的更多的是“人”。對于“人”的管理，光靠系統(tǒng)是不行的。對于項(xiàng)目管理系統(tǒng)成功推廣的概率，我總結(jié)為以下公式：

項(xiàng)目管理成功概率=項(xiàng)目管理制度完善度 x 系統(tǒng)功能支撐度 / 變革阻力

　　項(xiàng)目管理制度完善度：企業(yè)項(xiàng)目管理制度本身的完善情況及執(zhí)行情況。這里所說的完善度，不僅僅是有一份《項(xiàng)目管理規(guī)章制度》，而是在切實(shí)執(zhí)行，并且在企業(yè)內(nèi)部得到普遍認(rèn)可的“完善的”制度。制度越完善，項(xiàng)目管理成功的概率越大。

　　系統(tǒng)功能支撐度：項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能的完整性和符合性。企業(yè)的項(xiàng)目管理，往往都有一些通用的部分，和一些個性的部分。項(xiàng)目管理系統(tǒng)必須對通用的部分提供“最佳實(shí)踐”，對個性的部分，提供可定制的能力。系統(tǒng)功能支撐度越高，項(xiàng)目管理成功的概率越大。

　　變革阻力：推行項(xiàng)目管理，往往需要做一些改變，包括工作的習(xí)慣，考核的辦法，可以算得上是一個小的“變革”。如果企業(yè)沒有變革的基因，就會在各方面遇到阻力，最終導(dǎo)致制度和系統(tǒng)難以推廣。因此，克服內(nèi)部變革阻力，也是項(xiàng)目管理實(shí)施面臨的重大挑戰(zhàn)。變革阻力越大，項(xiàng)目管理成功的概率越小。

　　以下，我將從這三個方面，根據(jù)個人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)分析。

二、項(xiàng)目管理制度的完善

　　完善的項(xiàng)目管理制度可以說是項(xiàng)目管理的首要因素。關(guān)于項(xiàng)目管理制度，幾乎每個公司都有一份制度文件，內(nèi)容往往相似但又不盡相同。我認(rèn)為，一份完善項(xiàng)目管理的制度，必須包含以下幾個方面的內(nèi)容：

圖1 項(xiàng)目管理制度需要包含的4個方面

　　管理決策：在項(xiàng)目成立和執(zhí)行過程中，面臨著很多決策點(diǎn)。如項(xiàng)目立項(xiàng)的決策，項(xiàng)目執(zhí)行中的管理評審，項(xiàng)目變更的決策，等。這些決策過程必須有明確的規(guī)定，并且對決策人或團(tuán)隊(duì)充分授權(quán)。如果決策定義不清晰，項(xiàng)目就會面臨推諉扯皮的現(xiàn)象，執(zhí)行人無所適從。所以，項(xiàng)目管理制度中，必須要有對項(xiàng)目管理決策點(diǎn)的明確規(guī)定。

　　流程規(guī)范：企業(yè)可將產(chǎn)品開發(fā)過程按照過程不同歸為不同的項(xiàng)目類型，如全新產(chǎn)品開發(fā)，變型產(chǎn)品開發(fā)，課題研究項(xiàng)目等。對于同一類型的項(xiàng)目，可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，整理為標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品開發(fā)流程，包括項(xiàng)目階段，參與角色，角色人物，等，從而形成標(biāo)準(zhǔn)的WBS。這樣可以做到分工明確，任務(wù)清晰，方便整個過程的管理。因此，規(guī)章制度中，必須要明確項(xiàng)目分類，并對每類項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)過程進(jìn)行定義。

　　組織能力：項(xiàng)目管理歸根到底是“人”的事情。每個項(xiàng)目成員如何分工？職責(zé)是什么？權(quán)力如何分配？直接關(guān)系到任務(wù)能不能分下去，干下來。因此，人員職責(zé)的定義，能力的要求，是管理規(guī)范中必須定義的內(nèi)容。這一部分，甚至高于“流程規(guī)范”。

　　績效指標(biāo)：如何評價(jià)項(xiàng)目，如何考核成員，往往是項(xiàng)目成員的原始動力。項(xiàng)目績效指標(biāo)需要在定義指標(biāo)的同時(shí)，定義如何最終測量指標(biāo)達(dá)成率，以及考核辦法。然而，因?yàn)闇y量方法不好定義，或最終利益不好分配，很多管理規(guī)范中避諱談績效考核這一塊，這也造成了項(xiàng)目過程中成員動力不足，推行困難。所以，完善的項(xiàng)目管理制度，必須包含項(xiàng)目績效指標(biāo)的定義，測量方法和考核辦法。

　　企業(yè)在實(shí)施項(xiàng)目管理系統(tǒng)之前，首先要審視一下本企業(yè)的項(xiàng)目管理制度。如果以上方面有缺失，建議先完善項(xiàng)目管理制度，并貫穿實(shí)施一段時(shí)間，觀察效果，持續(xù)改進(jìn)，直到制度能夠完全貫徹執(zhí)行。如果管理制度不夠完善，或貫徹不下去，想通過系統(tǒng)來代替制度，無異于緣木求魚。

三、PLM項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能的實(shí)施

　　項(xiàng)目管理系統(tǒng)屬于工具層面，在規(guī)則制度得到貫徹的前提下，借助有效的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，可以很好的記錄和匯總項(xiàng)目執(zhí)行中的數(shù)據(jù)，方便項(xiàng)目過程的記錄和追蹤。并且，好的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，還能實(shí)現(xiàn)一定程度的自動化工作，對于管理層和領(lǐng)導(dǎo)層監(jiān)視項(xiàng)目執(zhí)行情況，帶來很大便利。

　　一般而言，PLM項(xiàng)目管理系統(tǒng)會提供以下功能模塊：

　　3.1 計(jì)劃和進(jìn)度管理

　　按照PMP的理論，“計(jì)劃”包含九個領(lǐng)域的計(jì)劃。但在實(shí)際執(zhí)行中，計(jì)劃往往等同于“進(jìn)度計(jì)劃”。對“進(jìn)度計(jì)劃”的管理，也就是我們項(xiàng)目經(jīng)理常說的“計(jì)劃管理”?，F(xiàn)在的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，計(jì)劃管理也常指進(jìn)度計(jì)劃，是系統(tǒng)的核心功能。以下是某系統(tǒng)“計(jì)劃和進(jìn)度”管理的核心過程。

圖2 某系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃和進(jìn)度管理的過程

　　“計(jì)劃和進(jìn)度管理”的核心是WBS。通過WBS，系統(tǒng)可以將人員、活動、交付物，以及報(bào)表聯(lián)系起來。實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的在線制定、任務(wù)的自動分發(fā)、任務(wù)進(jìn)度的收集，以及報(bào)表的自動生成。這一部分，與“項(xiàng)目管理規(guī)章制度”緊密配合，能夠達(dá)到比較理想的效果。

　　3.2 交付物管理

　　這部分是“產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理”和“項(xiàng)目過程管理”的最佳結(jié)合點(diǎn)，也是很多企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理系統(tǒng)選型時(shí)需要考慮的點(diǎn)。任務(wù)交付物與項(xiàng)目任務(wù)關(guān)聯(lián)，甚至交付物完成驅(qū)動任務(wù)完工，是一個很自然的邏輯。如果項(xiàng)目管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)為同一個系統(tǒng)的兩個模塊，則這兩部分一般會很自然的結(jié)合。但如果項(xiàng)目管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是兩個分開的系統(tǒng)，則面臨著系統(tǒng)的集成，對于系統(tǒng)實(shí)施是一個不小的挑戰(zhàn)。

　　3.3 預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用管理

　　項(xiàng)目預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用的管理，是很多項(xiàng)目經(jīng)理和財(cái)務(wù)關(guān)注的問題。這一部分功能，往往很難在一個系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。原因很簡單：實(shí)際費(fèi)用往往來源于ERP或財(cái)務(wù)系統(tǒng)，不太可能在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中記錄。因此，對于預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用的管理，往往是在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理，然后與ERP或財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成，定期獲取實(shí)際費(fèi)用信息，與預(yù)算值進(jìn)行對比分析。

　　3.4 項(xiàng)目報(bào)表

　　項(xiàng)目報(bào)表是領(lǐng)導(dǎo)層和管理層最關(guān)注的功能。因此，有針對性的項(xiàng)目報(bào)表往往會極大提升系統(tǒng)的價(jià)值。然而不幸的是，項(xiàng)目報(bào)表的變化性很大，不同人可能關(guān)注不同的數(shù)據(jù)，因此，想窮盡所有的報(bào)表類型，往往不可能，并且代價(jià)太大。對于這種情況，建議分角色精選報(bào)表。針對不同角色，系統(tǒng)定義幾個其最關(guān)注的報(bào)表。其它類型報(bào)表，可以從系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，自行分析。幾類角色的典型報(bào)表包括：

　　公司領(lǐng)導(dǎo)：整個公司所有項(xiàng)目的分類展示、狀態(tài)展示、異常項(xiàng)目的分布情況；

　　部門領(lǐng)導(dǎo)：本部門參與項(xiàng)目的情況，部門員工項(xiàng)目參與情況；

　　項(xiàng)目經(jīng)理：所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)度，項(xiàng)目任務(wù)狀態(tài)和進(jìn)度；

　　員工：參與項(xiàng)目情況，所負(fù)責(zé)任務(wù)清單及狀態(tài)。

　　以上是建議的幾類報(bào)表，也可以根據(jù)公司實(shí)際情況定義一些特殊報(bào)表。但要記住，不要試圖通過系統(tǒng)得到所有的報(bào)表。

　　3.5 項(xiàng)目問題管理，風(fēng)險(xiǎn)管理

　　項(xiàng)目管理系統(tǒng)一般會提供項(xiàng)目問題和風(fēng)險(xiǎn)管理。這部分功能主要需要考慮清楚項(xiàng)目問題和產(chǎn)品問題的區(qū)分。在產(chǎn)品數(shù)據(jù)的變更管理中，一般也會提供“問題管理”。這里主要指“產(chǎn)品問題”，產(chǎn)品問題觸發(fā)變更請求，變更請求引起數(shù)據(jù)變更。這兩個有重合的部分。我們一般可以定義：產(chǎn)品相關(guān)的問題，通過數(shù)據(jù)管理模塊處理。項(xiàng)目管理相關(guān)的問題（會引發(fā)項(xiàng)目范圍，周期，預(yù)算等變更的問題），通過項(xiàng)目管理的問題管理模塊進(jìn)行管理。

四、變革的阻力

　　所有的變革都會遭遇阻力，只是阻力的大小不同而已。PLM項(xiàng)目管理實(shí)施中的相關(guān)人，典型分為以下幾類（圓圈大小代表人數(shù)多少）：

圖3 項(xiàng)目管理系統(tǒng)相關(guān)方分析

　　領(lǐng)導(dǎo)層：領(lǐng)導(dǎo)往往對項(xiàng)目管理系統(tǒng)持支持態(tài)度。實(shí)際上，實(shí)施項(xiàng)目管理系統(tǒng)往往是領(lǐng)導(dǎo)推動的。因此，領(lǐng)導(dǎo)層往往是項(xiàng)目管理系統(tǒng)的支持方。并且，領(lǐng)導(dǎo)層擁有決策權(quán)，對項(xiàng)目管理系統(tǒng)有很多推動力。但領(lǐng)導(dǎo)層也面臨著來自廣大員工的壓力。

　　部門經(jīng)理：部門經(jīng)理對項(xiàng)目管理系統(tǒng)一般持反對看法。因?yàn)轫?xiàng)目管理系統(tǒng)會一定程度上削弱部門經(jīng)理對部門員工的權(quán)力。如果執(zhí)行“項(xiàng)目制”或“強(qiáng)平衡矩陣”，則意味著項(xiàng)目經(jīng)理可以直接為部門員工分配任務(wù)。對部門經(jīng)理而言，項(xiàng)目管理系統(tǒng)若不能給他帶來部門管理方面的價(jià)值，他們多半會反對項(xiàng)目管理系統(tǒng)。

　　項(xiàng)目經(jīng)理：項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目管理系統(tǒng)比較矛盾。一方面，他們希望借助項(xiàng)目管理系統(tǒng)分發(fā)和跟進(jìn)任務(wù)，避免以往靠他們“嗓門大，關(guān)系好”的方式推項(xiàng)目。但另一方面，項(xiàng)目管理系統(tǒng)依賴細(xì)致準(zhǔn)確的項(xiàng)目計(jì)劃，則又對項(xiàng)目經(jīng)理提出了挑戰(zhàn)。所以，項(xiàng)目經(jīng)理們對項(xiàng)目管理系統(tǒng)的需求，是希望系統(tǒng)能簡化項(xiàng)目計(jì)劃的過程，但又能借助系統(tǒng)跟進(jìn)任務(wù)和收集信息，可謂“愛恨交織”。但總體而言，偏向于支持。

　　項(xiàng)目成員：廣大員工是項(xiàng)目管理系統(tǒng)的直接使用者，也是有力的反對方。因?yàn)閷τ趩T工，項(xiàng)目管理系統(tǒng)并不能直接為其帶來價(jià)值，反而需要他們反饋工時(shí)、交付物、填寫進(jìn)度，增加“額外工作”。因此他們基本都是反對的。并且人數(shù)眾多，是項(xiàng)目管理推進(jìn)的主要阻力。

　　基于上述的分析，建議在項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施過程中，采用“滿足領(lǐng)導(dǎo)層，爭取中間層，方便基層”的策略。

　　對于管理層，要滿足其通過系統(tǒng)了解公司項(xiàng)目執(zhí)行情況，資源使用情況的需求。通過系統(tǒng)報(bào)表功能，及時(shí)、準(zhǔn)確地為管理層提供項(xiàng)目信息。

　　對于部門經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理，需要充分了解其對項(xiàng)目管理系統(tǒng)的需求，為其提供管理價(jià)值。同時(shí)也要簡化他們的操作，減少來自他們的阻力。

　　對于廣大的項(xiàng)目成員，實(shí)施的主要工作是盡量簡化系統(tǒng)操作復(fù)雜度，讓其在項(xiàng)目數(shù)據(jù)反饋上面所花的時(shí)間降到最低，減少他們的抵觸情緒。

　　當(dāng)然，以上都是在系統(tǒng)層面的努力。我們還需要在管理方面予以配合，尤其在推廣初期，需要借助統(tǒng)計(jì)、通報(bào)，甚至一定的獎勵懲罰措施，保證系統(tǒng)一開始能推動起來。

五、總結(jié)

　　總之，項(xiàng)目管理系統(tǒng)是隨著PLM數(shù)據(jù)管理的成熟，項(xiàng)目管理方法的普及，以及企業(yè)內(nèi)部管理的壓力共同作用的結(jié)果。按照我們實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施的成功率，是由“項(xiàng)目管理制度完善度”、“系統(tǒng)功能支撐度”和“變革阻力”共同決定的，并不能通過單獨(dú)改善某一個因素達(dá)到理想的實(shí)施效果。企業(yè)在實(shí)施PLM項(xiàng)目管理前，先要審視本身項(xiàng)目管理制度的完善性；在PLM項(xiàng)目管理系統(tǒng)選型中，要審視系統(tǒng)功能的匹配性。二者可從借助分析模型進(jìn)行分析（如圖4）。

圖4 項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施的分析模型

　　另外，在實(shí)施和推廣的過程中，要想方設(shè)法減小變革阻力。建議采用“滿足領(lǐng)導(dǎo)層，爭取中間層，方便基層”的策略。并配合一定的獎勵懲罰措施，才能使PLM項(xiàng)目管理系統(tǒng)順利推行下去。

【作者：樂傳遠(yuǎn)】